Optimeringsværkstedet – Hospitalsenhed Midt

Løsninger, der gør arbejdet lettere og frigør mere tid til patienterne.

Problem

Løsningen hjælper med at gøre det nemmere at være medarbejder og leder i vores organisation. Det sikrer, at der skabes mere tid til patienten. Løsningen er derfor et vigtigt element i transformationen af det administrative område i vores organisation.

Løsning

Løsninger, der gør arbejdet lettere og frigør mere tid til patienterne.

Ved Hospitalsenhed Midts Administration arbejdes der strategisk, ambitiøst og struktureret med at skabe de mest effektive administrative løsninger for klinikken. Målet er at gøre det lettere at være medarbejder og leder i organisation, således der skabes mere tid til patienten. Hospitalsenhed Midts Administration udvikler og implementerer løbende nye digitale løsninger og har indtil videre sparet organisationen for mange tusinde arbejdstimer og fjernet en lang række tidskrævende arbejdsgange for medarbejdere og ledere. Konkret har indsatsen frigjort arbejdstid svarende til 23,3 årsværk gennem de nuværende idriftsatte løsninger i hele Hospitalsenhed Midts organisation, tid der tidligere blev brugt på administration og bureaukrati.

Optimeringsværkstedet blev oprettet i 2020. Selv om det ikke er nyt, at en administration har fokus på udvikling og optimering af ny teknologi, skiller Hospitalsenhed Midts indsats sig ud ved at være ekstremt struktureret og prioriteret. Blandt andet er der med Optimeringsværkstedet tydeligt dedikeret tid til udvikling af nye løsninger i Administrationens seks stabe, som alle har pligt til at deltage i arbejdet og finde frem til optimeringsprojekter inden for deres egne ansvarsområder – og der bliver i høj grad leveret løsninger.

Samtidig sikrer Optimeringsværkstedet, at der arbejdes kontinuerligt med balance mellem opgaver og tid, hvilket styrker medarbejdernes trivsel, effektivitet og kvalitet. Optimeringsværkstedet har været en vigtig del af fundamentet i transformationen af Hospitalsenhed Midts Administration, som nu kan bryste sig af at have en forbedringskultur, som har et knivskarpt fokus på at gøre det nemmere at være medarbejder og leder i organisationen, således der skabes mere tid til patienten.

Optimeringsværkstedet har indtil videre udviklet og implementeret 196 nye løsninger (tallet inkluderer ikke robotter), som spænder fra digitale kursusansøgninger og nye procedurer for økonomiopfølgning til robotløsninger, der automatiserer opgaver, som typisk kræver meget tid og gentagne handlinger. En del af de nye løsninger er samlet i de to intranet-portaler "Min side" og "Min lederside", som er digitale selvbetjeningsportaler, der gør det nemmere for medarbejdere og ledere at finde, udføre og følge op på opgaver, som typisk er karakteriseret som administrative opgaver. Disse opgaver fylder nu tidsmæssigt mindre i klinikernes hverdag, hvilket er en stor succes.

Se oversigt over fremdriften i Optimeringsværkstedet her:

Optimeringsværkstedet: Optimeringsværkstedet - BI Portal

De konkrete rammer for Optimeringsværkstedet i Administrationen (metoden) er:

Den enkelte stabschef er ansvarlig for at der altid findes et bruttokatalog over potentielle optimeringsforslag i hver stab i Administrationen.
Stabschefen sikrer, at der afsættes tid til udviklingsopgaven. Som tommelfingerregel bruger hver nøglemedarbejder cirka én arbejdsdag hver 14. dag på arbejdet med optimeringsløsninger.
Alle involverede medarbejdere samt hele ledergruppen er kompetenceudviklet i metoder og værktøjer inden arbejdet blev igangsat.
Alle involverede medarbejdere og hele ledergruppen deltager i kvartalsmøder, hvor der gøres status på fremdriften i Optimeringsværkstedet, og hvor der deles viden om metoder og løsninger.

Alle gevinster dokumenteres løbende og vises i en BI-visning over fremdriften i Optimeringsværkstedet.

5. Det sker for at have fokus på, hvad der udvikles – samt sikre, at alle løsninger implementeres i bund i hele organisationen.

(Foto af Workshop i Optimeringsværkstedet med Braun Paper-metoden)

Foto viser, hvordan vi arbejdede med Braun Paper-metoden under en workshop i Optimeringsværkstedet for at klarlægge og optimere arbejdsgange.

Proces

Løsningen har været udviklet med stor medarbejderinvolvering. Vi har talt med mange medarbejdere om, hvorfor udvikling tidligere var så udfordrende at prioritere, og vi fandt frem til, at det særlig var 3 ting, som medarbejdere løbende efterspurgte.

Det drejede sig om:

1) Tid til udvikling.
2) Kompetencer til at kunne udvikle.
3) Kontinuerligt ledelsesmæssigt fokus på udvikling.

I en dynamisk organisation som Region Midtjylland er der ofte mange ting, man skal forholde sig til.

Løsningen har derfor handlet om at skabe tydelige rammer og struktur, således medarbejderne kunne få mulighed for at lykkes med deres udviklingsarbejde. Med optimeringsværkstedet er de foregående udfordringer tydeligt adresseret, og vores metode er velafprøvet og giver resultater.